Office 365 – Kostenloses Office/Office-Miete

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Der Begriff Office 365 taucht immer wieder auf. Verbunden wird Office 365 eine immer aktuelle Office-Version und es schwingt ein Hauch von kostenlos mit.

Dabei ist wichtig zu unterscheiden zwischen:

  1. Office in der Cloud: products.office.com/de-de/academic/compare-office-365-education-plans auch Office 365 Education genannt
  2. Office als Abonnement inkl. Cloud fwu.de/rahmenvertrag-zwischen-dem-fwu-und-microsoft/ auch FWU-Rahmenvertrag genannt

Der FWU-Rahmenvertrag beinhaltet

  • Beliebig häufige Office-Installation auf allen Schul-PCs
  • Immer aktuelle Office-Version
  • Student & Teacher Benefit-Programm
    • Cloud mit vielen Microsoft-Programmen für alle Schüler und Lehrer
    • 5 Installationen pro Person von Office ProPlus auf persönlichen Geräten von Schülern und Lehrern

Berechnet sich: ca. 30€/Mitarbeiter/Jahr (im kommenden Jahr steigend). Es müssen zwingend alle Mitarbeiter ab einem gewissen jährlichen Stundenkontingent lizenziert werden.

Lohnt sich daher: Bei vielen Schul-PCs und wenn das Student & Teacher Benefits-Programm eine hohe Priorität für die Schule hat.

Die Kosten werden von der Schule getragen. Aus budgetrechtlichen Gründen kann die Zentrale IT dies derzeit nicht übernehmen. Die Lizenzen können bei cotec.de/ bestellt werden.

Office 365 Education gibt es in der kostenlosen Standardversion und der kostenpflichtigen Version.

Die kostenlose Version beinhaltet

  • Kostenlosen Cloud-Speicher
  • Kostenlose Onlineversionen von Office (benötigt Internetzugriff während der Nutzung)
  • Mail

Die kostenpflichtige Version beinhaltet

  • Kostenlosen Cloud-Speicher
  • Kostenlose Onlineversionen von Office (benötigt Internetzugriff während der Nutzung)
  • Mail
  • Zusätzlich 5 Office-Installationen auf persönlichen PCs
  • Zusätzlich 5 Office-Installationen auf persönlichen Tablets/Smartphones

Diese kostenpflichtige Version kostet nach dem letzten Stand 5,90 €/Schüler/Monat und 7,90 €/Lehrer/Monat. Es müssen nur diejenigen lizenziert werden, die es nutzen möchten.

Office 365 Education lohnt sich, wenn Einzelne/Privatpersonen die speziellen Edurabatte in Anspruch nehmen möchten. Die kostenlose Version lohnt sich insbesondere, wenn die Online-Lösung den Ansprüchen genügt und auf ein lokales Office verzichtet wird. Dafür sollte auch eine entsprechende Internetverbindung an der Schule vorhanden sein.

Mit der Einrichtung kann eine beliebige Person von der Schulleitung autorisiert werden. Zuerst muss eine E-Mail-Schul-Domäne bei Microsoft registriert werden: https://products.office.com/de-de/student/office-in-education Zuerst wird dafür eine existierende E-Mail-Adresse der Schule angegeben, z.B. info@mzlw.de. Alle zukünftigen Office-Nutzer benötigen für die Registrierung eine E-Mail-Adresse der Schule. Darüber wird für alle zukünftigen Benutzer die Berechtigung sichergestellt, dass die Person diesen Service nutzen darf. Im anschließenden Formular werden Daten erfasst über die Microsoft prüft, ob die angegebene Schul-Domäne tatsächlich einer Bildungseinrichtung gehört.

Die Kosten der kostenpflichtigen Version werden von der Schule getragen. Aus budgetrechtlichen Gründen kann die Zentrale IT dies derzeit nicht übernehmen. Die Standard-Cloud-Version ist kostenlos.

Bei einer flächendeckenden Nutzung in der Schule sollte der günstigere FWU-Rahmenvertrag der kostenpflichtigen Office 365 Education vorgezogen werden. Kosten kann die Schule auch von den Schülern einsammeln. Alternativ zum Einsammeln und händischen Verwalten der Schüler- und Lehrer-Zugänge bietet die Firma Cotec einen Verwaltungsservice an. Dadurch entfällt die aufwändige manuelle Verwaltung der Schüler- und Lehrer-Zugänge. Die Kosten betragen je nach Modell 5 € oder 9,90 €/Person/Jahr: www.cotec.de/media/pdf/27/9b/72/Serviceangebot-O365-f-r-Schulen_05-2016.pdf

Bei Fragen hilft Ihnen f.kurrle@limburg-weilburg.de weiter.

Update 25.9.2017: Neue Veränderungen an den Preisen und Angebot des FWU 3.0 für Schulen ab 100 Lehrkräften/Personal: www.cotec.de/fwu

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